Den uppfyller alla lagstadgade krav med E-Post att inte underskatta! “ESTUGO.net Webbhotell

juridiskt kompatibel E-Post arkivering? Inga nyheter men ändå anmärkningsvärt lite uppmärksamhet eftersom 1. Januari 2017 är den lagstadgade bestämmelser som gäller för “principer för korrekt hantering och lagring av böcker, register och dokument i elektronisk Form, samt för data access “. Ett och ett halvt år har gått sedan dess. Tid, frågan igen till Hiss och att leverera svaren.

lag-kompatibla E-Post arkivering = GoBD

Som kommer att gilla det kortare, med förkortningen bättre. Som jag sa, det GoBD är redan sedan januari 2017, men det är först nu som särskilt intressant. Varför? Helt enkelt för att Den finansiella kontor finns bara från och med detta år, skärpt kontroll om företagen uppfyller sina skyldigheter och principer att följa.

att ignorera den lagstadgade bestämmelser, som kan leda till omvärdering av skatteskuld. I vissa områden kan det leda till fängelse (om en skatt brott hade begåtts, men vad som kommer att hända förmodligen endast i mycket sällsynta fall.).
Men panik. Med detta inlägg vill vi att finslipa din uppmärksamhet på ett fåtal relevanta saker att påpeka är ofta felaktigt antas.

För vilka GoBD?

för enkelhetens skull kan sägas i Allmänhet: GoBD skall gälla endast en gång för varje företag. Utom här, bara för inköp av människor som, till exempel. Små företag och frilansare. Enbart på grundval av antalet anställda, bör du inte gradera din skyldighet.

Vad du behöver för att observera nu, dock, i fall av lagring?

Varje Form av verksamhet korrespondens (fakturor, order, klagobrev, bevis på betalning och avtal) måste arkiveras. Många av dessa verksamheter gör du nu är säkert om E-Post. Exakt, därför behöver rätt säker, och därför, revisions-bevis lagring (GoBD Kapitel 3.1-3.2.5).

måste sparas i All din företags-E-Post, inklusive bilagor, så den rättsliga krav, manipuleras och sökbar.

Vad som är så svårt?

Tyvärr är det många företag som felaktigt antar att det är tillräckligt för att flytta dessa meddelanden i en separat utmatningsenhet för att skriva ut eller som dokument på hårddisken eller i Molnet för att spara det. I överensstämmelse med lagen, men det är det inte. Bortsett från det faktum att i händelse av moln lagring är säkert också att integritet är ett problem.

Vad är det som skiljer den juridiska Arkiv från Butiken? Nu, Förfalskning-bevis och sökbar betyder i alla fall att oönskad e-post kan inte vara i händelse av behov att raderas.

det är Problemet: Hur vill du att bevisa att IRS som du har tagit bort alla E-Postmeddelanden, om du bara kan ha dem där?

Ordagrant innebär lagring så att en radering är dokumenterade och IRS.

låt oss notera, därför att den omständigheten att ansökan uppfyller detta krav på oföränderlighet! Dessutom arkivet måste också se till att E – Post till en specifik verksamhet eller bokning skall hänföras till dokument, och i tillägg, E-Post och Tillägg i texten sökbar.

Hur länge du ska vara kvar E-Post på ett rättssäkert?

frågan är hur länge informationen skall arkiveras beror i första linjen i sitt slag. För att vara på den säkra sidan bör du lagra E-post för en period av 10 år.
i Detalj regleras detta av:

  • För Tyskland: §§238, 257 HGB och § 147 AO
  • För Österrike: § 189 av den Österrikiska commercial code, §§ 131, 132 BAO,
  • För Schweiz: regler för redovisning, förvaring och Upplagan av den Schweiziska ELLER, revision, Handbok, Schweiz, FTA

Vad är E-Post och dokument som måste arkiveras?

i tillägg till de synpunkter i § 238 Abs. 2 HGB och § 147 AO,, är det rekommenderat att arkivera i fall av tvivel, en klumpsumma på allt. För dig som vill veta lite mer i detalj: för mer Detaljerad hjälp du får https://www.psp.eu/themen/gobd men också för nästan alla den skatt företag och revisorer.
(10 maximer Bitkom: https://www.bitkom.org/noindex/Publikationen/2015/Positionspapiere/ECM-E-Mails-und – GoBD/160108-BITARS Merksaetze-E-post-och-GoBD.pdf)

Hur ESTUGO kan göra för att hjälpa?

En server-side lösning i detta sammanhang är tänkbart och på samma gång för ditt företag bekvämt. I samarbete med vår Partner, hornet säkerhet, erbjuder vi dig en sådan lösning.

fördelar i Korthet:

  • höger-säker arkivering (se en komplett, oförändrad/ oföränderlig, alltid är tillgängliga och alltid tillgänglig dokumentation av E-Post trafik måste också vara mekaniskt utvärderas)
  • den Form av E-Post Backup (Omedelbar och fullständig återhämtning av förlorade E-Post strukturer)
  • Spara tid och därför kostar! Tack vare en enkel hantering och sofistikerade algoritmer sökning med olika sökparametrar, kan du snabbt hitta i din E-Post trafik med riktade E-Post.
  • Skapar utrymme och ger order till din brevlåda (du kan ta bort din gamla E – Postmeddelanden efter arkivering från brevlådor).

→ Detta blogg inlägg är endast för Information och utgör inte juridisk rådgivning. Ett ansvar eller garanti för riktigheten av all information kopieras inte

ta juridiskt kompatibel E-Post arkivering lätt!